Comptabilité financière - Livres auxiliaires
Livre de caisse
Le livre de caisse est un enregistrement de toutes les transactions liées à la trésorerie. Les exemples incluent: les dépenses payées en espèces, les revenus perçus en espèces, les paiements effectués aux créanciers, les paiements reçus des débiteurs, les espèces déposées en banque, les retraits en espèces pour usage de bureau, etc.
Dans le livre de caisse à double colonne, une colonne d'escompte est incluse à la fois au débit et au crédit pour enregistrer respectivement l'escompte accordé aux clients et l'escompte reçu des créanciers.
Dans le livre de caisse à trois colonnes, une colonne de banque supplémentaire est incluse pour enregistrer toutes les transactions relatives à la banque.
Remarque: Dans la comptabilité moderne, le livre de caisse simple est le moyen le plus populaire d'enregistrer les transactions en espèces. Le livre de caisse à double colonne ou le livre de caisse à trois colonnes est pratiquement à des fins académiques. Un livre de banque séparé est utilisé pour enregistrer toutes les transactions bancaires car elles sont plus que des transactions en espèces. De nos jours, l'argent est utilisé uniquement pour couvrir les dépenses mineures et courantes d'une organisation. Dans la plupart des organisations, les salaires des employés sont payés par virement bancaire.
Remarque: Le livre de caisse indique toujours le solde débiteur, les espèces en caisse et une partie des actifs courants.
Livre de caisse à colonne unique
Le livre de caisse est comme un compte général. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte de caisse séparé dans le grand livre. Le solde du livre de caisse est directement imputé à la balance de vérification. Étant donné que le compte en espèces est un compte réel, la décision est suivie, c'est-à-dire ce qui entre en débit et ce qui sort - crédit. Tout l'argent reçu est affiché dans le côté débit et tous les paiements et dépenses sont enregistrés dans le côté crédit du livre de caisse.
Format
| CASH BOOK (Single Column) | |||||||
| Dr. | Cr. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Date | Détails | LF | Montant | Date | Détails | LF | Montant |
Livre de caisse à double colonne
Ici, nous avons une colonne de remise supplémentaire de chaque côté du livre de caisse. La colonne d'escompte côté débit représente la remise aux débiteurs de la société et la colonne crédit d'escompte signifie la remise reçue de nos fournisseurs ou créanciers lors des paiements.
Le total de la colonne d'escompte du côté débit du livre de caisse est enregistré dans le compte du compte «Remise autorisée aux clients» comme «Au total selon le livre de caisse» . De même, la colonne de crédit du livre de caisse est enregistrée dans le compte du grand livre de «Remise reçue» comme «Par total du livre de caisse» .
Format
| CASH BOOK (Single Column) | |||||||||
| Dr. | Cr. | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Date | Détails | LF | Remise | Montant | Date | Détails | LF | Remise | Montant |
Livre de caisse à trois colonnes
Lorsqu'une colonne de banque supplémentaire est ajoutée des deux côtés du livre de caisse à double colonne pour enregistrer toutes les transactions bancaires, elle est appelée livre de caisse à trois colonnes. Toutes les transactions bancaires sont acheminées via ce livre de caisse et il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte bancaire séparé dans le grand livre.
Livre de petite caisse
Dans toute organisation, il peut y avoir de nombreuses petites transactions pour lesquelles des paiements doivent être effectués. Par conséquent, l'argent est conservé par un employé, qui s'en occupe et en fait des paiements réguliers. Pour le rendre simple et sécurisé, un équilibre constant est généralement maintenu avec cet employé.
Supposons que le caissier paie 5 000 roupies à M. A, qui en paiera les frais d'organisation quotidiens. Supposons que M. A en dépense 4200 Rs en une journée, le caissier principal paie 4200 Rs, donc son solde de petite caisse sera de nouveau de 5000 Rs. C'est un système de comptabilité très utile, car il fait gagner du temps au caissier principal et offre un meilleur contrôle.
Nous discuterons bientôt du «Livre de petite caisse analytique ou en colonne», qui est le plus couramment utilisé dans la plupart des organisations.
Format
| PETTY CASH BOOK | |||||||||
| Montant reçu | CBF | Date | Détails | Le montant payé | Papeterie et impression | Camionnage | Chargement | Affranchissement | LF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Acheter un livre
Le livre d'achat est prêt à enregistrer tous les achats à crédit d'une organisation. Le livre d'achat n'est pas un livre d'achat.
Format
| LIVRE D'ACHAT | ||||
| Date | Détails | N ° de facture entrante | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre de vente
Les caractéristiques d'un livre de vente sont les mêmes que celles d'un livre d'achat, sauf qu'il enregistre toutes les ventes à crédit.
Format
| LIVRE DE VENTE | ||||
| Date | Détails | No de facture sortante | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Acheter un livre de retour
Parfois, les marchandises doivent être retournées au fournisseur, pour diverses raisons. La raison la plus courante étant les marchandises défectueuses ou les marchandises de mauvaise qualité. Dans ce cas, une note de débit est émise.
Format
| LIVRE DE RETOUR D'ACHAT | ||||
| Date | Détails | N ° de note de crédit | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre de retour de vente
Le motif du retour de vente est le même que pour le retour d'achat. Parfois, les clients retournent les marchandises si elles ne répondent pas aux normes de qualité promises. Dans de tels cas, une note de crédit est délivrée au client.
Format
| LIVRE DE RETOUR DE VENTE | ||||
| Date | Détails | N ° de note de débit | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|
Livre des effets à recevoir
Les créances sont portées par les créanciers auprès des débiteurs. Les débiteurs les acceptent et les rendent ensuite aux créanciers. Les effets acceptés par les débiteurs sont appelés «effets à recevoir» dans les livres des créanciers et «effets à payer» dans les livres des débiteurs. Nous les conservons dans notre dossier intitulé «Bills Receivable Books» et «Bills Payable Book» .
Format
| LIVRE DE CRÉANCES | |||||
| Date | Reçu de | Terme | Date d'échéance | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
Livre des factures à payer
Factures à payer au fournisseur de biens ou de services pour paiement, et le dossier est conservé dans ce livre.
Format
| LIVRE DE FACTURES PAYABLES | |||||
| Date | À qui donné | Terme | Date d'échéance | LF | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
Caractéristiques clés des livres subsidiaires
Il existe une différence entre un livre d’achat et un livre d’achat. Un carnet d'achat enregistre uniquement les achats à crédit et un registre des achats enregistre tous les achats en espèces dans un ordre chronologique. Le solde journalier des achats est transféré dans le grand livre des achats. Par conséquent, le registre des achats est un compte complet de tous les achats.
La même règle s'applique au livre de vente et aux livres de vente.
Il est tout à fait clair que le maintien d'un livre subsidiaire est une facilitation pour les écritures de journal, pratiquement il n'est pas possible de publier chaque transaction via les écritures de journal, en particulier dans les grandes organisations car cela rend les enregistrements volumineux et peu pratiques.
La maintenance des livres subsidiaires nous donne une approche plus scientifique, pratique, spécialisée, contrôlée et facile du travail.
Il nous permet de répartir le travail entre différents services comme le service des ventes, le service des achats, le service des espèces, le service des banques, etc. Il rend chaque service plus responsable et fournit un moyen facile de vérifier et de détecter les erreurs.
De nos jours, la dernière technologie informatique a établi sa base partout dans le monde. De plus en plus de professionnels de la comptabilité compétents proposent leurs services. La précision, les résultats rapides et la conformité à la loi sont les facteurs clés de toute organisation. Personne ne peut ignorer ces facteurs dans un marché concurrentiel.
Rapprochement bancaire
À une date donnée, le rapprochement de notre solde bancaire avec le solde du livret bancaire est appelé rapprochement bancaire. Le rapprochement bancaire est un relevé qui comprend:
- Solde selon notre livre de caisse / livre de banque
- Solde selon le livret
- Raison de la différence dans les deux cas ci-dessus
Cette déclaration peut être préparée à tout moment selon la convenance et les exigences de l'entreprise, qui dépend du volume et du nombre de transactions de la banque.
De nos jours, où la plupart des transactions bancaires sont effectuées par voie électronique, le client reçoit des alertes pour chaque transaction. Le temps de rapprochement de la banque est plus réduit.
Format
| DÉCLARATION DE RÉCONCILIATION DE LA BANQUE | ||
| Détails | Débit du solde bancaire selon le livre de banque | Solde bancaire créditeur selon le livre de banque (découvert) |
|---|---|---|
| Solde selon le livre de banque | 50 000 | -50 000 |
| 1. Ajouter: Chèque émis aux parties mais non présenté en banque | 3,25,000 | 3,25,000 |
| 2. Moins: Chèque déposé en banque mais pas encore compensé | -50 000 | -50 000 |
| 3. Moins: Frais bancaires débités par la banque mais non inscrits dans nos livres de comptes | -1 200 | -1 200 |
| 4. Moins: intérêts bancaires facturés par la banque mais non inscrits dans nos livres de comptes | -10 000 | -10 000 |
| 5. Ajouter: Paiement déposé directement par la partie sans nous informer | 1,75,000 | 1,75,000 |
| Solde selon le livret / relevé de laissez-passer bancaire | 4,88 000 | 3,88 000 |
Balance de vérification
La balance de vérification est un résumé de tous les soldes débiteurs et créditeurs des comptes du grand livre. Le total du côté débit et du côté crédit de la balance de vérification doit être égalé. La balance de vérification est préparée le dernier jour du cycle comptable.
La balance de vérification nous fournit une liste complète des soldes. Avec cela, nous pouvons dessiner les rapports financiers d'une organisation. Par exemple, le compte de trading peut être analysé pour déterminer le profit brut, le compte de profits et pertes est analysé pour déterminer le profit ou la perte de cet exercice comptable particulier, et enfin, le bilan de l'entreprise est prêt à conclure la situation financière de l'entreprise.
Format
| ÉQUILIBRE D'ESSAI | ||||
| S.No. | Comptes de grand livre | LF | Débit (Rs.) | Crédit (Rs.) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | AVANCE DES CLIENTS | XX | ||
| 2 | AVANCE POUR RIGIDER | XX | ||
| 3 | FRAIS D'AUDIT | XX | ||
| 4 | ÉQUILIBRE À LA BANQUE | XX | ||
| 5 | EMPRUNTS BANCAIRES | XX | ||
| 6 | INTÉRÊT BANCAIRE PAYÉ | XX | ||
| sept | CAPITALE | XX | ||
| 8 | DU LIQUIDE EN MAIN | XX | ||
| 9 | COMMISSION EN VENTE | XX | ||
| dix | FRAIS D'ÉLECTRICITÉ | XX | ||
| 11 | IMMOBILISATIONS FIXES | XX | ||
| 12 | FRET SORTIE | XX | ||
| 13 | INTÉRÊT REÇU | XX | ||
| 14 | FRAIS DE TRANSPORT INTÉRIEUR | XX | ||
| 15 | FRAIS DE BUREAU | XX | ||
| 16 | LOYER EXCEPTIONNEL | XX | ||
| 17 | ASSURANCE PRÉPAYÉE | XX | ||
| 18 | ACHATS | XX | ||
| 19 | LOCATION | XX | ||
| 20 | RÉPARATION ET RENOUVELLEMENT | XX | ||
| 21 | UN SALAIRE | XX | ||
| 22 | SALAIRE PAYABLE | XX | ||
| 23 | VENTE | XX | ||
| 24 | FRAIS DE BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL | XX | ||
| 25 | STOCK | XX | ||
| 26 | CRÉATEURS SUNDRY | XX | ||
| 27 | DÉBITEURS SUNDRY | XX | ||
| TOTAL | XXXXX | XXXXX | ||
États financiers
Les états financiers sont préparés pour déterminer le résultat de l'entreprise et connaître la situation financière de l'entreprise.
Les comptes de trading, de profits et pertes déterminent le bénéfice net pour une période comptable et le bilan reflète la position de l'entreprise.
Tout ce qui précède a presque un format fixe, il suffit de mettre tous les soldes des comptes du grand livre dans le format ci-dessous à l'aide de la balance de vérification. Avec cela, nous pouvons obtenir les résultats souhaités sous la forme d'équations financières.
| Compte de négociation et compte de profits et pertes de M / s ABC Limited Pour la période se terminant le 31-03-2014 | |||
| Détails | Montant | Détails | Montant |
|---|---|---|---|
| Vers le stock d'ouverture | XX | Par ventes | XX |
| Aux achats | XX | En clôturant le stock | XX |
| Aux frais de transport | XX | Par perte brute c / d | XXX |
| Pour diriger les dépenses | XX | ||
| Au profit brut c / d | XXX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Salaires | XX | Par bénéfice brut b / d | XXX |
| Louer | XX | ||
| Aux frais de bureau | XX | Par intérêt bancaire reçu | XX |
| Aux frais bancaires | XX | Par remise | XX |
| Vers intérêt bancaire | XX | Par revenu de commission | XX |
| Aux frais d'électricité | XX | Par transfert de perte nette au bilan | XX |
| Aux dépenses de bien-être du personnel | XX | ||
| Pour vérifier les frais | XX | ||
| Pour réparer et renouveler | XX | ||
| Pour commissionner | XX | ||
| Aux frais divers | XX | ||
| À l'amortissement | XX | ||
| Vers le transfert du bénéfice net au bilan | XX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Bilan de M / s ABC Limited au 31-03-2014 | |||
| Passifs | Montant | Les atouts | Montant |
|---|---|---|---|
Capital XX Ajouter: bénéfice net XX | XX | Immobilisations XXXX Moins: Description XX | XX |
| Emprunts bancaires | XX | Actifs courants - | |
| Emprunt à long terme | XX | Stock | XX |
| Passifs courants - | Débiteurs | XX | |
| Clients du formulaire préalable | XX | Du liquide en main | XX |
| Créanciers divers | XXX | Argent à la banque | XX |
| Projets de loi payables | Créances | XX | |
| Dépenses à payer | |||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
Avoir du propriétaire
L'équation des capitaux propres est la suivante:
Owner Equity = Assets – liability
Le propriétaire ou le propriétaire unique d'une entreprise fait des investissements, en tire des bénéfices et en retire de l'argent pour son usage personnel appelé dessins. Nous pouvons écrire cette transaction comme suit:
Investment (capital) ± Profit or Loss – drawings = Owner’s Equity
Actifs courants
Les actifs convertibles en espèces au cours du prochain exercice sont appelés actifs courants.
Espèces en caisse, espèces en banque, reçus de dépôt fixe (FDR), stocks, débiteurs, effets à recevoir, placements à court terme, prêts et avances de personnel; tous ces éléments relèvent des actifs courants. De plus, les charges payées d'avance font également partie des actifs courants.
Remarque: Les charges payées d'avance ne sont pas convertibles en espèces, mais elles permettent d'économiser de l'argent pour le prochain exercice ou exercice comptable.
Passifs courants
Comme les actifs courants, les passifs courants sont des passifs immédiats de l'entreprise qui doivent être payés dans l'année suivant la date du bilan.
Les passifs courants comprennent principalement divers créanciers, les dépenses à payer, les effets à payer, les prêts à court terme, les avances de clients, etc.