Audit - Vérification interne et auditeur

La nature et l'étendue de la portée du travail de l'auditeur dépendent du système de contrôle interne d'une organisation. Le système de contrôle interne déterminera la fiabilité du travail qu'un auditeur peut placer. Le Commissaire aux comptes est en dernier ressort responsable des comptes définitifs.

Le système de contrôle interne ne peut pas décharger l'auditeur de ses responsabilités contractuelles en cas de problème dans les comptes finaux, il est donc de son devoir de vérifier l'ensemble de la transaction en détail. Un bon système de vérification interne peut décharger l'auditeur d'une vérification détaillée et il peut utiliser le temps gagné pour tout autre travail plus important.

Nous discuterons plus en détail de la vérification interne liée à différents aspects -

  • Paiement en éspèces
  • Ventes au comptant au comptoir
  • Ventes au comptant par les vendeurs
  • Ventes postales
  • Les recettes monétaires
  • Achats
  • Ventes
  • Magasins
  • Immobilisations
  • Investissements

Paiement en éspèces

Tenez compte des points suivants lors de la vérification interne des paiements en espèces -

  • À l'exception des paiements de petite caisse, tous les paiements doivent être effectués par chèques, traites à la demande, RTGS (règlement brut en temps réel), NEFT (transfert électronique de fonds national) ou tout autre mode bancaire selon les disponibilités.

  • La personne effectuant des paiements ne doit avoir aucun lien avec la réception d'espèces.

  • Chaque facture ou bon payé doit être estampillé «Payé» pour éviter les doubles paiements pour la même facture ou bon.

  • La confirmation des soldes des créanciers doit être faite directement.

  • Un reçu en espèces doit être obtenu pour chaque paiement.

  • Pour les paiements de petite caisse, la petite caisse sera responsable au lieu du caissier principal.

  • La petite caisse doit être maintenue sur le système d'avance.

  • En l'absence de reçu en espèces, une facture ou un bon doit être obtenu auprès de la petite caisse.

  • Le livre de la petite caisse doit être vérifié fréquemment par le caissier.

  • Le rapprochement bancaire doit être effectué à intervalles réguliers.

  • Le bulletin de versement pour déposer de l'argent en banque doit être rempli par le caissier et non par la personne qui va déposer l'argent.

Conformément à la disposition donnée en vertu de l'article 40A (3) de la Loi de l'impôt sur le revenu de 1961 pour les paiements supérieurs à Rs. 20 000 / - il est indiqué que «lorsque l’évaluateur engage des dépenses et qu’il est payé une somme supérieure à Rs. 20 000 / - autrement que par chèque barré ou virement bancaire croisé, l’ensemble de ces dépenses est refusé »

Ventes au comptant au comptoir

  • Chaque vendeur autorisé à effectuer des ventes au comptant doit être spécifiquement délimité.

  • Quatre copies du reçu en espèces doivent être générées, dont trois seront remises au client, dont le client remettra une copie au caissier au moment du paiement et une copie au portier au moment de la livraison des marchandises et de la sortie de la porte. et une copie sera conservée par le client.

  • Trois résumés des ventes seront préparés, l'un par le vendeur, le deuxième par le caissier et le troisième par le portier pour comptabiliser les ventes au comptant sur une base quotidienne.

  • Toutes les ventes au comptant doivent être déposées à la banque quotidiennement sans aucune défaillance, sans en déduire aucune dépense ou commission.

  • L'argent reçu (selon la machine d'enregistrement des espèces), les ventes au comptant et le montant déposé en banque doivent être identiques.

Ventes des vendeurs itinérants

  • Un livret de règlement en espèces prénuméroté doit être remis à chaque vendeur pour le recouvrement de la dette ou l'avance des clients.

  • Le reçu final doit être envoyé directement aux clients.

  • Sans faire aucune déduction, les vendeurs doivent déposer tous les espèces au siège social sur une base quotidienne sans faute.

  • Un rapprochement régulier du compte doit être effectué avec le client.

  • Pour éviter toute fraude, chaque vendeur doit être remplacé et transféré régulièrement dans d'autres domaines.

Ventes postales

  • Les ventes postales doivent être enregistrées dans un registre séparé.

  • Un registre séparé devrait être tenu pour enregistrer l'argent reçu contre la vente postale.

  • L'argent reçu par vente postale doit être déposé en banque séparément.

  • Un contrôle régulier et minutieux du registre de vente et de paiement doit être effectué par un responsable de l'entreprise.

Les recettes monétaires

Un caissier s'occupe des tâches suivantes concernant les encaissements -

  • Enregistrez les reçus en espèces immédiatement après la réception des espèces.

  • Il n'est pas autorisé à garder de l'argent avec lui.

  • Il n'est pas autorisé à en dépenser.

  • Le reçu en espèces doit être déposé à la banque quotidiennement.

  • Le caissier ne devrait pas être autorisé à faire une entrée principale dans les livres.

Achats

  • Des bordereaux de demande dûment signés par le chef de service doivent être émis et envoyés au service d'achat, mentionnant clairement la quantité, la qualité et la date de livraison sur le bordereau de demande

  • L'enquête sur le matériel requis doit être effectuée par le service des achats auprès de différents fournisseurs du matériel

  • Le bon de commande doit être émis sur la base de l'offre la plus basse reçue des fournisseurs. Il peut y avoir quatre exemplaires du bon de commande, un pour le fournisseur, le deuxième pour le service des magasins, le troisième pour le service des comptes et le quatrième exemplaire doit être conservé par le service des achats.

  • Les marchandises doivent être envoyées au magasin après un examen approprié au moment de la réception des marchandises. Le service du magasin en informera le service concerné.

  • Après vérification appropriée de la facture d'achat, celle- ci doit être envoyée au service des comptes à des fins de comptabilité et de paiement.

  • Sur la base du bon de commande, le service comptabilité enregistrera cette facture dans nos livres de comptes et en cas de divergence, une note de débit devra être adressée au fournisseur sous avis du service achat.

  • Le paiement est effectué au fournisseur selon la date d'échéance.

Ventes

  • Après réception de la commande client, une copie de celle-ci doit être envoyée au service d'expédition pour un traitement ultérieur.

  • Le service d'expédition après réception de la commande client emballe le matériel selon la commande.

  • La préparation et la vérification de la facture se font sur la base de la commande client.

  • L'entrée se fait dans le registre des marchandises sortant avant de l'envoyer aux clients.

  • Le retour des ventes est enregistré dans le registre des marchandises et une note de crédit est émise aux clients en conséquence.

Magasins

Un magasin est un département très important et crucial de toute industrie et un contrôle approprié sur le magasin est très essentiel pour prévenir le vol, le vol et l'utilisation abusive des stocks. Les points suivants doivent être pris en compte pour la vérification interne des magasins -

  • Chaque magasin doit être équipé de toutes les installations nécessaires pour maintenir l'inventaire en ordre et l'emplacement pratique du magasin est également important pour toute industrie.

  • Une copie en trois exemplaires du GRN (bon de réception de marchandises) doit être délivrée à la réception du matériel, une à envoyer au service des achats avec les factures, la deuxième pour le service des comptes et la troisième sera conservée par le service du magasin.

  • Les marchandises reçues doivent être stockées au bon endroit. Une comptabilité des stocks appropriée doit être disponible pour la réception des marchandises et la sortie des marchandises.

  • Un inventaire physique à intervalles réguliers doit être effectué et un rapprochement du stock avec les livres doit être effectué sans échec. Il devrait y avoir une action appropriée et rapide en cas de divergence.

  • Si le matériel est délivré à un autre service, il doit être spécifié sur la «note de transfert de matériel», le retour du matériel doit être sur le MRN (note de retour du matériel) et le matériel délivré au client doit être basé sur les ventes. Facture seulement.

Immobilisations

L'achat d'actifs fixes peut être pour un ajout normal aux actifs fixes, pour un nouveau projet ou pour l'expansion de l'entreprise. Les immobilisations sont de nature permanente pour gagner un revenu, c.-à-d. Terrains, bâtiments, usines et machines, meubles et agencements, ordinateurs et véhicules, etc.

Voici les contrôles importants liés aux immobilisations -

  • La sanction des dépenses en capital devrait être effectuée par un comité pouvant être institué à cet effet ou par l'autorité compétente. La même procédure doit être suivie en cas de transfert ou de mise au rebut de tout bien.

  • La distinction entre les dépenses en capital et les recettes est indispensable pour des registres comptables appropriés.

  • Le registre des immobilisations doit être tenu à jour, donnant toute la description de la quantité, du coût et de l'emplacement, etc. des immobilisations.

  • La vérification physique des immobilisations devrait être présente de temps à autre.

  • La comptabilité et l'amortissement des immobilisations doivent être effectués conformément à la norme comptable 10 publiée par l'Institut des comptables agréés de l'Inde.

Investissements

Les points suivants doivent être pris en compte lors de la gestion des investissements -

  • La vente et l'achat d'investissement doivent être effectués par une personne autorisée uniquement.

  • Un registre d'investissement détaillé doit être préparé et une vérification physique du document de propriété doit être effectuée périodiquement. Ces titres de propriété doivent être conservés en lieu sûr par la société.

  • L'exactitude des frais des courtiers doit être vérifiée.

  • La vérification des écritures comptables au titre des intérêts de dividendes, des primes et du remboursement du capital doit être effectuée.

  • Une vérification physique de l'investissement doit être effectuée.