Audit - Transactions commerciales

Attestation du livre d'achat

L'objectif principal derrière la confirmation du carnet d'achat est de confirmer que chaque facture d'achat est entrée dans le livre d'achat et que les factures saisies dans le livre d'achat sont contre les marchandises réellement reçues et le paiement est effectué pour ces achats réels.

Nous discuterons plus en détail des principales fonctions d'un auditeur concernant la confirmation des achats de crédit.

Contrôle interne d'achat

L'auditeur doit étudier l'adéquation du système de contrôle interne dans une organisation. Le système normal de contrôle interne des achats est indiqué ci-dessous -

  • Le service qui a besoin de matériel ou le service du magasin enverra une demande d'achat au service d'achat après l'avoir signée par le chef du service. La qualité et la quantité du matériel requis doivent être clairement mentionnées sur la demande.

  • Après avoir obtenu la réquisition autorisée du magasin ou d'un autre département, le service des achats invitera les devis de différents fournisseurs; le service achat choisira alors le meilleur devis avec les meilleurs produits de qualité.

  • Un bon de commande sera émis au fournisseur de marchandises qui est prêt à fournir les marchandises aux conditions les plus favorables. Une copie du bon de commande sera envoyée au fournisseur de marchandises, la seconde au département magasin, la troisième au service comptabilité et la quatrième au service réception des marchandises, et une copie sera conservée par le service achat lui-même .

  • Lors de la réception des marchandises, le bon de réception du matériel (MRN) sera émis par le service de réception des marchandises après vérification et vérification de la quantité, du prix et de la qualité du matériel des marchandises avec le bon de commande. Le matériel ainsi que la note de réception du matériel seront envoyés au département du magasin, une copie de chaque MRN sera envoyée au service des comptes et au service des achats.

  • Après vérification de la facture d'achat et du MRN, le service comptabilité transmet la facture de paiement et le paiement sera effectué par le service comptabilité selon les conditions de paiement.

L'auditeur doit vérifier le système de contrôle interne complet comme indiqué ci-dessus.

Fonctions du vérificateur

L'auditeur doit vérifier et vérifier les éléments suivants -

  • Enregistrement de tous les bons de commande.

  • Vérification de la quantité, du prix et des conditions de paiement de la facture d'achat avec les bons de commande.

  • Vérification de la réception effective des marchandises.

  • Vérification de l'enregistrement correct de la facture d'achat dans le livre d'achat.

  • L'achat de marchandises ne doit être effectué qu'à des fins commerciales, et non pour un usage personnel d'un partenaire, administrateur ou dirigeant de l'entreprise.

  • L'auditeur doit vérifier les états des comptes des fournisseurs.

Attestation du livre de retour d'achat

Il y a des moments où, en raison de la qualité des produits achetés ou en raison d'une offre excessive de produits commandés ou pour toute autre raison, les produits sont retournés au fournisseur. L'auditeur doit vérifier les points suivants -

  • Une note de débit ou une facture de retour d'achat doit être préparée mentionnant le numéro de la facture d'achat d'origine, la quantité, le prix, les taxes applicables, etc. Ils doivent être conformes à la facture d'achat originale par rapport à laquelle le matériel a été acheté.

  • Une note de crédit correspondante doit être reçue du fournisseur.

  • Un carnet de retour des marchandises distinct doit être tenu.

  • L'ajustement du montant de la facture de retour de marchandise doit être effectué lors du paiement au fournisseur.

Attestation des marchandises envoyées en consignation

Tenez compte des points suivants pour l'attestation des marchandises envoyées en consignation -

  • Les marchandises envoyées en consignation par principe à son agent ne sont pas une vente.

  • L'entrée en vente ne doit être effectuée que lorsque les marchandises sont effectivement vendues par l'agent.

  • Au moment de l'évaluation du stock de principe (expéditeur), les marchandises invendues se trouvant au niveau de l'agent (consignataire) doivent également être considérées comme stock.

  • Des livres séparés pour les marchandises envoyées en consignation devraient être tenus par l'expéditeur.

  • À la fin de l'année, le destinataire envoie une déclaration indiquant les marchandises reçues, au cours de l'année, les marchandises vendues et le stock invendu à la fin de l'année.

  • L'auditeur doit vérifier la facture proforma, le registre de sortie des marchandises, etc.

Attestation de vente à crédit

La plupart des ventes sont effectuées à crédit et le système de contrôle interne de celui-ci est indiqué ci-dessous -

Contrôle interne pour vente à crédit

  • Un registre séparé des bons de commande doit être tenu, indiquant le détail des marchandises commandées, le nom du client, le numéro de commande, la quantité commandée, le délai de livraison, le prix, le mode de livraison, les conditions de paiement, les détails des taxes et des assurances. La commande client doit être enregistrée dans le registre dès sa réception.

  • La commande de vente sera envoyée au service d'expédition.

  • Le service d'expédition organisera l'envoi du matériel au client.

  • Sur la base du bon de commande et du challan d'expédition, une facture de vente est émise.

  • Les factures de vente doivent être saisies à la fois dans le registre sortant et dans le livre des ventes.

  • Le paiement sera reçu selon les conditions de paiement.

Fonctions du vérificateur

  • Un auditeur doit vérifier le système complet de contrôle interne de vente tel que décrit ci-dessus.

  • La facture de vente doit être vérifiée avec le bon de vente.

  • Le registre de vente vérifiera les factures de vente.

  • La vente de biens d'équipement ne doit pas être enregistrée dans le compte de vente.

  • Le calcul de la facture de vente doit être vérifié en cas de facturation manuelle.

  • La comptabilité des taxes doit être dans un compte séparé comme l'accise, la taxe de service, la TVA, la taxe centrale de vente, etc.

  • Aucune facture de vente ne doit être enregistrée dans le livre des ventes.

  • Seules les ventes de l'année en cours doivent être enregistrées pour l'année en cours.

  • Les factures annulées doivent être conservées séparément pour vérification par l'auditeur.

  • Aucune entrée distincte pour la remise commerciale ne doit être transmise; il doit être ajusté dans la valeur des ventes.

Attestation du retour de vente

Il peut y avoir de nombreuses raisons pour le retour des marchandises vendues par les clients. Peu d'entre eux sont une mauvaise fourniture de matériel, une quantité excessive ou inférieure à la qualité standard, etc. L'auditeur doit vérifier attentivement les points suivants -

  • Un registre de retour de vente séparé doit être tenu pour le retour de vente.

  • La note de crédit doit être émise après avoir obtenu la sanction appropriée de l'officier responsable.

  • Le registre des entrées de marchandises doit être vérifié.

  • La raison du retour des marchandises doit être analysée.

  • La date de retour des marchandises doit être vérifiée avec une note de débit ou de crédit, un registre des marchandises.

  • Les enregistrements du magasin doivent être vérifiés.

  • Le compte client doit être crédité du montant du retour de vente.

  • Au moment de l'évaluation du stock de clôture, les marchandises retournées doivent être évaluées au «coût ou prix du marché, le plus bas des deux».

Marchandises vendues sur la base de la vente ou du retour

La plupart des sociétés d'achats en ligne font leurs affaires sur la base de la vente ou du retour. Le client réserve sa commande en ligne, sur la base de la commande, les marchandises sont envoyées au client par courrier ou transport, le client reçoit les marchandises et effectue le paiement au coursier ou il peut retourner les marchandises immédiatement après l'ouverture du colis au cas où il ne serait pas satisfait . Même après avoir accepté la livraison de la marchandise et effectué le paiement, le client est normalement autorisé à retourner la marchandise dans le délai stipulé (généralement 15 jours), au cas où il ne serait pas satisfait de la qualité du produit.

L'auditeur doit vérifier soigneusement tous les processus et la documentation sur la base de ce qui précède et considérer les points suivants:

  • La facture de vente ne peut être augmentée qu'après réception de la confirmation du client ou après expiration du délai stipulé.

  • Les marchandises expédiées sur la base de la vente ou du retour doivent être considérées comme des stocks de clôture si l'approbation de la vente n'est pas reçue ou si le délai stipulé n'est pas expiré.

  • Une copie de la facture de vente sera envoyée au client.

Marchandises vendues sur le système d'achat de location

Tenez compte des points suivants lorsque vous vous portez garant d'une vente pour location-vente -

  • Marchandises vendues au prix d'achat de location qui est le coût + le profit.

  • Le paiement est recevable en plusieurs versements.

  • Le profit sur la vente de location-vente ne peut être réservé que sur la base du versement réellement libéré.

  • La provision pour profit dans le bilan doit être constituée sur la base des versements en attente.

  • Le montant de cette provision sera déduit du compte débiteur.

Vente à terme

S'il existe un accord entre le vendeur et l'acheteur pour la vente d'une quantité spécifique de bien à une date ultérieure, il s'agit de la vente à terme. L'auditeur doit vérifier que la vente ne peut pas être réservée avant cette date et sans envoyer de marchandises au client. En cas de livraison partielle, le bénéfice peut être comptabilisé partiellement sur la base de la vente effective.

Vente de sous-produits

Le sous-produit est automatiquement produit au moment de la fabrication ou la production de tout produit principal est appelée sous-produit. Par exemple, le gâteau à la moutarde est un sous-produit de l'huile de moutarde. La vente peut être traitée séparément si le volume de vente de sous-produits est élevé ou s'il peut être réduit du coût du produit. Selon la nature et le volume de l'industrie, l'auditeur peut définir un programme d'audit intelligent après en avoir discuté avec la direction.

Vente de ferraille

La ferraille est produite lors de la fabrication du produit dans le cours normal de la production. La ferraille est un article vendable et vendu au vendeur de ferraille, qui s'en occupe. L'auditeur doit vérifier les conditions de stockage, le volume de ferraille effectivement produit, les devis des vendeurs de ferraille, la quantité vendue, les taxes applicables et le paiement reçu.

Attestation d'un livre de journal

En plus du livre de caisse, du livre d'achat, du livre de vente, du retour d'achat et du livre de retour des ventes, les écritures suivantes sont enregistrées dans le journal -

  • Ouverture et fermeture des entrées
  • Diverses provisions pour impôts et créances douteuses
  • Provision pour dépréciation
  • Intérêts reçus et intérêts payés
  • Entrées de transfert et entrées d'ajustement
  • Attribution d'actions, appels d'actions, confiscations et réémissions d'actions confisquées
  • Vente et achat d'actifs
  • Inscription des effets à recevoir, effets à payer et refus des effets

Il y a de nombreuses chances de commettre des fraudes de la part de tout fonctionnaire supérieur par le biais de ces entrées.

Autres aspects importants

L'auditeur doit toujours être prudent lors de l'audit d'une transaction commerciale. Les points suivants doivent être pris en compte pour les mêmes -

Fonds de commerce

L'exactitude et la vérification des stocks en échange sont d'une grande importance dans toute industrie. Le stock de clôture d'une année devient le stock d'ouverture de l'année suivante, il est donc très important de le vérifier constamment. Stock d'ouverture + achat - la vente doit être égale au stock de clôture. Cette équation peut être vraie, s'il y a une différence pour une raison quelconque, l'auditeur doit vérifier et vérifier la raison derrière elle. Les points suivants doivent être pris en compte lors de la vérification et de la vérification du stock commercialisé.

  • Échantillon au client et perte de stock pendant le traitement, le chargement, le déchargement, le feu et les fuites, etc.

  • Vente ou achat en transit.

  • Retour de vente toujours exclu en stock et retour d'achat inclus en stock.

  • Non-ajustement des marchandises reçues ou envoyées sur la base de la vente ou du retour.

Le stock est valorisé sur la base d'une vérification physique en fin d'année et doit se rapprocher du solde comptable. Il doit exister un système de contrôle interne efficace pour contrôler le stock commercial.

Éléments de capital et de revenu

L'auditeur doit toujours faire attention à la distinction entre les éléments de capital et de produit, sinon le bénéfice de la préoccupation sera surévalué ou sous-évalué et les résultats financiers ne présenteront pas une image fidèle de l'organisation.

Actifs courants et actifs fictifs

La surévaluation des actifs courants représentera un bénéfice plus élevé et vice-versa; par exemple, l'inclusion des créances douteuses dans le compte débiteur. Les actifs fictifs sans valeur doivent être radiés comme des brevets ou des marques de commerce inutiles.

L'auditeur doit veiller à ce que les actifs courants et les actifs fictifs soient évalués à leur valeur réelle, faute de quoi le bénéfice sera sous-estimé ou surévalué.