Comptabilité ministérielle

Les grands magasins ont de nombreux types de magasins sous un même toit, par exemple un grand magasin peut avoir un magasin de cosmétiques, un magasin de chaussures, un magasin de papeterie, un grand magasin tout prêt, des épiceries, des médicaments et bien d'autres.

Il est essentiel de connaître le compte de profits et pertes de chaque grand magasin à la fin de l'exercice comptable. Cependant, cela peut être fait en maintenant le compte Trading & Profit and Loss du département.

Objectifs de la comptabilité ministérielle

Voici les principaux objectifs de la comptabilité ministérielle -

  • Pour connaître la situation financière de chaque département séparément, il est utile de faire une comparaison.

  • Calculez la commission du département des gestionnaires sage.

  • Évaluez les performances, la planification et le contrôle.

Avantages de la comptabilité ministérielle

Voici les avantages d'une comptabilité de département -

  • Il est utile pour évaluer le résultat de chaque département.

  • Il permet de connaître la rentabilité de chaque département.

  • Les investisseurs et les étrangers peuvent connaître les informations détaillées.

  • Il est utile de comparer chaque dépense (même service) des différents exercices comptables et différentes dépenses (autres services) du même exercice comptable.

Méthodes de compte ministériel

Il existe deux méthodes de tenue des comptes ministériels -

  • Ensemble de livres séparé pour chaque département
  • Formulaire de comptabilité dans les livres à colonnes

Ensemble de livres séparé pour chaque département

Selon cette méthode de comptabilité, chaque service est traité comme une unité distincte et un ensemble de livres distinct est tenu pour chaque unité. Les résultats financiers de chaque unité sont combinés à la fin de l'exercice comptable pour connaître le résultat global du magasin.

En raison du coût élevé, cette méthode de comptabilité n'est suivie que par les très grandes maisons de commerce ou où le faire est obligatoire conformément à la loi. Le secteur des assurances est l'un des meilleurs exemples, où suivre ce système est obligatoire.

Formulaire de comptabilité dans les livres à colonnes

Les petites unités commerciales utilisent généralement ce système de comptabilité, où les comptes de tous les services sont tenus ensemble par le service des comptes central sous la forme de livres en colonnes. Selon cette méthode, la vente, l'achat, le stock, les dépenses, etc. sont maintenus sous forme de colonnes.

Il est nécessaire que pour préparer un compte de négociation et de compte de profits et pertes départemental, la préparation de livres comptables auxiliaires ayant différentes colonnes pour les différents départements soit requise. Le livre d'achat, le livre de retour d'achat, le livre de vente, les livres de retour de vente, etc. sont les exemples des livres subsidiaires.

Un spécimen de livre de vente est donné ci-dessous -

Carnet de vente

Date Détails LF Département A Département B Département C Département D

Un compte de trading sous forme de colonnes est préparé pour connaître le profit brut du département concerné.

La classification fonctionnelle peut également être effectuée dans une unité commerciale comme le service de production, le service financier, le service d'achat, le service de vente, etc.

Répartition des dépenses du ministère

  • Certaines dépenses, qui sont spécialement engagées pour un service particulier, peuvent être imputées directement au service concerné. Par exemple, les frais de location du transport pour la livraison des marchandises au client peuvent être facturés au service de vente et de distribution.

  • Certaines dépenses peuvent être réparties en fonction de leur utilisation. Par exemple, les dépenses d'électricité peuvent être divisées en fonction du compteur inférieur de chaque département.

Voici des exemples de certaines dépenses, qui ne sont pas directement liées à un ministère particulier, peuvent être divisées comme -

  • Compte de fret de camionnage - Les dépenses ci-dessus peuvent être divisées en fonction de l'achat de chaque département.

  • Amortissement - L'amortissement peut être divisé en fonction de la valeur des actifs employés dans chaque département.

  • Frais de réparation et de renouvellement - La réparation et le renouvellement des actifs peuvent être divisés selon la valeur des actifs utilisés par chaque service.

  • Salaire de gestion - Le salaire de gestion doit être divisé en fonction du temps passé par le gestionnaire dans chaque département.

  • Réparation d'immeuble, loyers et taxes, assurance d'immeuble, etc. - Toutes les dépenses liées à l'immeuble doivent être réparties selon la superficie occupée par chaque service.

  • Frais de vente et de distribution - Toutes les dépenses relatives aux frais de vente et de distribution doivent être réparties en fonction des ventes de chaque département, telles que les frais de transport aller, les frais de déplacement des vendeurs, le salaire et les commissions payés aux vendeurs, les frais de service après-vente, les remises et créances irrécouvrables, etc.

  • Assurance des installations et machines - La valeur de ces installations et machines dans chaque département est la base de l'assurance.

  • Assurance des employés / travailleurs - Les frais d'une assurance collective doivent être divisés en fonction des dépenses salariales directes de chaque service.

  • Puissance et carburant - La puissance et le carburant seront attribués en fonction des heures de travail et de la puissance de la machine (c.-à-d. Heures travaillées x puissance du cheval).

Transfert interministériel

Une feuille d'analyse interministérielle est préparée à intervalles réguliers, par exemple hebdomadaire ou mensuelle, pour enregistrer tous les transferts interministériels de biens et services. C'est nécessaire, car chaque département fonctionne comme un centre de profit distinct. Le transfert des prix de ces transactions peut être basé sur les coûts, les prix du marché ou les duels.

Le journal suivant passera à la fin de cette période (hebdomadaire ou mensuelle) -

Journal Entry

Receiving Department A/c                      Dr 
To Supplying Department A/c

Prix de transfert interministériel

Il existe trois types de prix de transfert -

  • Prix de transfert basé sur les coûts - Lorsque le prix de transfert est basé sur le coût standard, réel ou total, ou le coût marginal est appelé prix de transfert basé sur les coûts.

  • Prix de transfert basé sur le marché - Lorsque les marchandises sont transférées au prix de vente d'un département à un autre, on parle de prix basé sur le marché. Par conséquent, le profit non réalisé sur les marchandises vendues est débité du département de vente sous la forme d'une réserve de stock pour le stock d'ouverture et le stock de clôture.

  • Système de double tarification - Dans ce système, les marchandises sont transférées au prix de vente par le service cédant et enregistrées au prix de revient par le service cessionnaire.

Illustration

Veuillez préparer un compte départemental de négociation et de profits et pertes et un compte général de profits et pertes pour l'exercice clos le 31-12-2014 de M / s Andhra & Company où le département A vend des marchandises au département B au prix de vente normal.

Détails Département A Département B
Stock d'ouverture 175 000 -
Achats 4 025 000 350 000
Transfert inter de marchandises - 1 225 000
Les salaires 175 000 280 000
Dépenses d'électricité 17 500 245 000
Stock de clôture (au prix coûtant) 875 000 315 000
Ventes 4 025 000 2 625 000
Frais de bureau 35 000 28 000
Dépenses combinées pour les deux départements
Salaires (ratio 2: 1) 472 500
Frais d'impression et de papeterie (ratio 3: 1) 157 500
Frais de publicité (ratio de vente) 1 400 000
Amortissement (ratio 1: 3) 21 000

Solution

M / s Andhra & Company

Compte ministériel de négociation et de profits et pertes

Pour l'exercice clos le 31-12-2014

Détails Département A Département B Détails Département A Département B

Vers le stock d'ouverture

Aux achats

Pour transférer depuis A

Aux salaires

Au profit brut c / d

175 000

4 025 000

175 000

1.750.000

-

350 000

1 225 000

280 000

1 085 000

Par ventes

Par transfert vers B

En clôturant le stock

4 025 000

1 225 000

875 000

2 625 000

----

315 000

Total 6 125 000 2.940.000 Total 6 125 000 2.940.000

Aux frais d'électricité

Aux frais de bureau

Aux salaires (ratio 2: 1)

Vers l'impression et

Papeterie (rapport 3: 1)

Vers la publicité Exp.

(Ratio de vente 40,25: 26,25)

À l'amortissement (ratio 1: 3)

Au bénéfice net

17 500

35 000

315 000

118 125

847,368

5 250

411 757

245 000

28 000

157 500

39,375

552,632

15 750

46 743

Par bénéfice brut b / d

1.750.000

1 085 000

Total 1.750.000 1 085 000 Total 1.750.000 1 085 000

Compte général de profits et pertes

Pour l'exercice clos le 31-12-2014

Détails Département A Détails Département B

Vers la réserve de stock (rayon B)

Au bénéfice net c / d

81 667

376 833

Par bénéfice net départemental b / d

Département A 411 757

Département B 46 743

-------------

458 500

Total 458 500 Total 458 500